Le contrat de domiciliation du siège social d’une entreprise est une convention établie entre une société nommée « domiciliataire » et une autre société appelée « domiciliée ».
Cet acte engage le domiciliataire à établir le siège social de la société domiciliée dans son lieu de résidence.
GÉNÉRALITÉS
Les prestations offertes à la société « domiciliée » comportent :
- la mise à disposition d’un standard téléphonique et e-mail;
- d’une gestion de courriers;
- d’un bureau d’accueil pour accueillir les organes chargés de la Direction, de l’Administration ou de la surveillance de l’entreprise. Ainsi que les services nécessaires pour la tenue et la consultation des livres, registres et documents requis par les lois et règlements;
Le contrat, en tant qu’acte juridique, doit être enregistré auprès du centre fiscal du quartier (connu sous le nom de « fokontany ») où se trouve la société domiciliataire, et doit être établi en au moins en 3 exemplaires, dont un pour chaque partie concernée et un pour le centre auquel l’enregistrement a été effectué.
Lors de la création d’une entreprise , il est nécessaire d’avoir une adresse pour le siège social pour qu’elle puisse obtenir un numéro d’immatriculation auprès du Registre de Commerce et des Sociétés ou RCS. Il est important de souligner que le propriétaire du local mis en domiciliation doit posséder un certificat de situation juridique ou une copie du titre de propriété foncière. Une adresse administrative, juridique et fiscale doit être mentionnée dans les statuts de la société et dans tous les documents administratifs et commerciaux de celle-ci.
LES CLAUSES IMPORTANTES D’UN CONTRAT DE DOMICILIATION
Il est nécessaire de fournir les informations suivantes dans cet acte :
- La raison sociale, les coordonnées, le Numéro d’Identification Fiscale ou NIF, le numéro statistique, le numéro de RCS et le nom de chaque représentant légal des deux parties ;
- L’objet du contrat indiquant l’adresse de résidence et la nature des services offerts ;
- Les engagements de chaque partie ;
- La durée minimale du contrat doit être supérieure à 3 mois ;
- Le montant du loyer de domiciliation et les modalités de paiement ;
- La clause de résiliation du contrat;
LES OBLIGATIONS DES DEUX PARTIES
Avant de réaliser toute activité relative à la domiciliation d’entreprise, le domiciliataire doit d’abord :
Avoir une autorisation de la Préfecture de Police du département concerné ;
Obtenir un accord par écrit du propriétaire (bailleur) des locaux, lui consentant de domicilier le lieu dans le cas où le domiciliataire est locataire.
Quant au domicilié, il doit s’engager à informer le domiciliataire en cas d’éventuels changements relatifs à son objet social, son représentant légal et sa forme juridique.
Concernant les obligations fiscales liées à la domiciliation, « le domiciliataire et le domicilié sont solidairement responsables vis-à-vis de l’Administration fiscale, du paiement de tous droits, taxes et impôts dont le domicilié est redevable » selon le Code Général des Impôts en vigueur.
LES AVANTAGES DE LA DOMICILIATION D’ENTREPRISE
Opter pour la domiciliation d’une société permet au domicilié de :
Se libérer des contraintes liées aux actes de jouissance de local, soit le fait de produire un certificat de situation juridique ou d’une copie du titre de propriété foncière ;
Limiter les coûts liés à la location d’un local et à l’acquisition des mobiliers de bureau ;
Bénéficier d’une adresse physique avec possibilité de redirection et gestion de courriers ;
Éventuellement, avoir une salle pour la prise de décision au cours d’une assemblée générale annuelle des associés.
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